Penyiapan dan pemeliharaan buku pedoman

Penyiapan dan pemeliharaan buku pedoman

Penyiapan dan pemeliharaan buku pedoman

Buku pedoman merupakan suatu alat komunikasi kepada semua jenjang manajemen, yang memberi informasi kepada mereka yang berhubungan mengenai kebijaksanaan – kebijaksanaan, prosedur – prosedur, dan metode – metode yang telah disetujui.

Buku pedoman mengembangkan suatu pengertian umum mengenai  interprestasi – interprestasi kebijaksanaan, dengan demikian menghindarkan konflik dan perselisihan.

v  Tujuan dan kegunaan dari buku pedoman (manual)

Tujuan buku pedoman yaitu menetapkan kebijaksanaan – kebijaksanaan dasar bagi perusahaan, di mulai dengan kebijaksanaan – kebijaksanaan yang ditetapkan oleh dewan komisaris atau para pemilik utama dari sebuah perusahaan.

Disebabkan karena perusahaan yang luas maka pada masa sekarang kebanyakan perusahaan telah mengembangkan buku pedoman untuk memenuhi berbagai kebutuhan :

  1. Untuk mengkomsumsikan kebijaksanaan – kebijaksanaan dasar dan prosedur – prosedur perusahaan secara efektif kepada semua jenjang manajemen dan organisasi.
  2. Untuk memberikan suatu pengertian umum mengenai interprestasi kebijaksanaan dan untuk menetapkan serta menjelaskan masalah – maslah kebijaksanaan atau prosedur yang mungkin timbul.
  3. Menyiapkan pembakuan (standarisasi)dan penyederhanaan.
  4. Latihan bagi para pegawai yang di tugaskan pada pekerjaan – pekerjaan baru.
  5. Untuk memungkinkan implementasi prosedur – prosedur baru dengan lebih cepat dan dengan taraf pengertian yang lebih tinggi serta konsisten dalam seluruh perusahaan.
  6. Memberikan suatu alat yang dapat memberi komuniksi tepat pada waktunya mengenai perubahan – perubahan dalam organisasi, tanggung – jawab, kebijaksanaan, prosedur, dan peraturan.
  7. Memajukan keseragaman dalam implimentasi dan membentuk suatu alat pengendalian intern bagi manajemen serta pemeriksaan ketaatan pelaksanaan terhadap peraturan – peraturan atau kebijaksanaan.
  8. Menyediakan suatu sumber referensi bagi metode – metode yang lebih baik dalam memecahkan perselisihan.
  9. Menghindarkan terjadinya duplikasi dalam daya upaya dan memajukan keharmonisan antar pegawai dengan menetapkan tanggung – jawab yang dilimpahkan secara jelas.

10.  Mempercepat waktu dalam memberikan intruksi dan pengarahan, dengan demikian memungkinkan superisi dan pengolahan yang lebih efektif.

11.  Membantu dalam penelaahan manajemen dan dalam ealuasi pengendalian intern.

v  Organisasi dan tanggungjawab untuk pedoman prosedur.

Ada berbagai alasan bagi keterlibatan controller dalam tugas prosedur dimanapun tanggung jawab diletakkan, yaitu :

  1. Pengendalian intern dalam tugas prosedur yang terpadu dengan proses manajemen dan merupakan pertimbangan penting dalam pengembangan prosedur, dan tenaga akuntansi yang terlatih jelas menyadari kebutuhan – kebutuhan ini.
  2. Banyak prosedur antar departemen melibatkan arus dokumen yang menjadi perhatian langsung bagi departeman akuntansi.
  3. Diperlukan suatu cara pendekatan yang menyeluruh, dan bukan per departemen, dan departemen controller biasanya terlibat dalam transaksi – transaksi yang melintasi batas – batas departemen.
  4. Banyak dari prosedur – prosedur semata – mata menyangkut atau langsung berhubungan dengan transaksi – transaksi akuntansi.
  5. Fungsi controller perlu menjamin bahwa pengecekan dan keseimbangan terjalin kedalam prosedur – prosedur dan juga adalah konsisten dengan sasaran – sasaran dan tujuan – tujuan perusahaan.

Langkah – langkah yang ditempuh dalam penyiapan pedoman

Adalah hal yang fundamental bahwa suatu cara pendekatan yang terorganisir harus dipergunakan dalam menyiapkan buku pedoman atas setiap prosedur.

Penyiapan buku pedoman haru dipertimbangkan sebagai suatu usaha kerjasama dari semua organisasi, termasuk unit – unit operasi dan unit organisasi yang menyiapkan buku pedoman.

Berbagai factor yang perlu dipertimbangkan dalam menyiapkan buku pedoman, antara lain adalah sebagai berikut :

  1. Tetapkan melalui suatu pertemuan dengan mereka yang berhubungan, siapa dan bagaimana mempergunakan buku pedoman. Juga tetapkan sifat, isi, dan tujuan pedoman secara umum.
  2. Siapkan outline umum dari buku pedoman.
  3. Dalam penyiapan suatu prosedur spesifik, rumuskan secara jelas masalahnya dalam bentuk yang singkat dan pastikan bahwa semua aspek telah tercakup.
  4. Tinjau dan analisalah praktek – praktek yang ada dan peroleh sebanyak mungkin latar belakang tentang masalah – masalah, dan teliti semua dokumen yang berhubungan dengan suatu prosedur spesifik.
  5. Siapkan konsep naskah (draft) dari prosedur yang di usulkan.
  6. Peroleh komentar – komentar atas naskah dari semua departemen yang berkepentingan dan semua fungsi yang berhubungan.
  7. Siapkan konsep (draft) yang telah direvisi yang merekonsiliasikan sudut – sudut pandangan yang bertentangan dan masukkan saran – saran sejauh dapat dilakukan.
  8. Siapkan suatu konsep akhir (final draft) untuk persetujuan pelaksanaannya.
  9. Tetapkan daftar distribusi, dengan memastikan bahwa mereka yang layak menerima, akan menerima tembusannya.

10.  Siapkan dan distribusikan buku pedoman.

Dalam penyiapan konsep naskah ( draft ), harus diberikan pertimbangan khusus terhadap hal – hal sebagai berikut :

  1. Prosedur – prosedur harus sesingkat mungkin.
  2. Judul harus cukup deskriftif mengenai subyeknya.
  3. Nama jabatan harus dipergunakan untuk menggantikan nama pribadi.
  4. Dikehendaki penggunaan bentuk outline secara ekstensif.
  5. Konsep naskah harus menyediakan ruangan yang cukup untuk adanya perubahan – perubahan.
  6. Dalam naskah harus tersedia ruangan untuk tanda adanya persetujuan.

Sumber : https://merkbagus.id/